Datenschutzerklärung
Swiss Video Legal Consultations AG nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre Daten erheben, verarbeiten und schützen, wenn Sie unsere Website nutzen oder unsere Services in Anspruch nehmen.
Letzte Aktualisierung: 15. Januar 2025
Gültig ab: 15. Januar 2025
DSGVO-konform
Schweizer DSG-konform
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Swiss Video Legal Consultations AG
Adresse:
Digital Hub
Vulkanstrasse 106
8048 Zürich, Schweiz
Kontakt:
E-Mail: [email protected]
Telefon: +41 44 220 1534
CHE-234.567.890
Datenschutzbeauftragter: Dr. Aisha Sommer
E-Mail: [email protected]
2. Grundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. Die Rechtsgrundlagen ergeben sich primär aus der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Einwilligung für Newsletter, Marketing und optionale Services
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung für Rechtsberatungsdienstleistungen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungsfristen, Compliance)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse (Website-Analytik, Sicherheit)
3. Welche Daten wir erheben
Wir erheben und verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, je nachdem, wie Sie unsere Services nutzen:
Kontakt- und Identitätsdaten
- • Vor- und Nachname
- • E-Mail-Adresse
- • Telefonnummer
- • Postanschrift
- • Firmenname und Position
- • Fachbereich/Rechtsgebiet
- • Sprach-Präferenzen
- • Kommunikationseinstellungen
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Video-Beratungsdaten
- • Terminbuchungen und -zeiten
- • Video-Meeting-Protokolle
- • Geteilte Dokumente und Bildschirminhalte
- • Session-Aufzeichnungen (mit Einwilligung)
- • Technische Video-Qualitätsparameter
- • Gesprächsnotizen und Zusammenfassungen
- • Rechtliche Dokumente und Verträge
- • Follow-up Aufgaben und Deadlines
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO)
Technische Daten und Website-Nutzung
- • IP-Adresse (anonymisiert)
- • Browser-Type und -Version
- • Betriebssystem
- • Bildschirmauflösung
- • Besuchte Seiten und Verweildauer
- • Klickpfade und Nutzerverhalten
- • Referrer-URLs
- • Geräte-Identifikatoren (anonymisiert)
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Zahlungs- und Abrechnungsdaten
- • Rechnungsadresse
- • Zahlungsmethode (ohne Kartennummern)
- • Transaktions-IDs
- • USt-IdNr. (bei Unternehmen)
- • Rechnungshistorie
- • Zahlungsstatus
- • Mahnwesen (bei Bedarf)
- • Steuerrelevante Daten
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO)
4. Zwecke der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden ausschließlich für die folgenden Zwecke verarbeitet:
Kerndienstleistungen
- • Bereitstellung von Video-Rechtsberatung
- • Terminplanung und -management
- • Dokumenten-Sharing und -Bearbeitung
- • Nachbereitung und Follow-up
Kommunikation
- • Beantwortung von Anfragen
- • Terminbestätigungen und -erinnerungen
- • Service-Updates und wichtige Mitteilungen
- • Technischer Support
Abrechnung und Compliance
- • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
- • Steuerliche Dokumentation
- • Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben
- • Anti-Geldwäsche-Prüfungen
Website-Optimierung
- • Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit
- • Performance-Monitoring
- • Fehlerbehebung und Sicherheit
- • A/B-Testing für bessere UX
Sicherheit und Betrugsschutz
- • Schutz vor unbefugtem Zugriff
- • Erkennung verdächtiger Aktivitäten
- • Backup und Disaster Recovery
- • Compliance-Monitoring
Marketing (mit Einwilligung)
- • Newsletter und Service-Updates
- • Personalisierte Angebote
- • Marktforschung und Umfragen
- • Event-Einladungen
5. Datenweitergabe und Drittanbieter
Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter und nur im zur Vertragserfüllung erforderlichen Umfang:
Technische Dienstleister (Schweiz)
Video-Infrastruktur
- • Swiss-hosted Video-Server
- • Backup und Archivierung
- • Monitoring und Support
Sicherheit und Compliance
- • SSL-Zertifikate und Verschlüsselung
- • Penetration Testing
- • DSGVO-Compliance Audits
Alle Schweizer Dienstleister unterliegen dem DSG und sind vertraglich zur Einhaltung höchster Datenschutzstandards verpflichtet.
EU-Dienstleister (DSGVO-konform)
Analytics und Marketing
- • Google Analytics (EU-Server, anonymisiert)
- • E-Mail-Marketing-Tools
- • CRM-Systeme
Zahlungsabwicklung
- • Schweizer Banken und Postfinance
- • SEPA-konforme Zahlungsdienstleister
- • Rechnungssoftware (EU-hosted)
Mit allen EU-Dienstleistern bestehen DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
Rechtliche Verpflichtungen
In seltenen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten an Behörden weiterzugeben:
- • Steuerrelevante Daten an Schweizer Steuerbehörden
- • Bei rechtskräftigen gerichtlichen Anordnungen
- • Geldwäschereiprävention (falls anwendbar)
- • Berufsgeheimnispflicht-Ausnahmen nach StPO
Jede Weitergabe erfolgt nur im gesetzlich vorgeschriebenen Mindestumfang und nach sorgfältiger rechtlicher Prüfung.
6. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen:
| Datentyp | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontaktdaten von Mandanten | 10 Jahre nach Vertragsende | Anwaltsrecht (BGFA) |
| Beratungsdokumentation | 10 Jahre | Berufsrecht |
| Video-Aufzeichnungen | Nach Vereinbarung (max. 7 Jahre) | Einwilligung |
| Rechnungs- und Steuerdaten | 10 Jahre | OR Art. 958f, MWSTG |
| Website-Analytics | 26 Monate (anonymisiert) | Berechtigtes Interesse |
| Marketing-Daten | Bis Widerruf (max. 3 Jahre) | Einwilligung |
| Server-Logs | 90 Tage | Berechtigtes Interesse |
Automatische Löschung
Alle Daten werden automatisch nach Ablauf der Speicherfristen gelöscht. Sie erhalten auf Wunsch eine Bestätigung über die erfolgte Löschung.
7. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie umfangreiche Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, woher sie stammen und wofür sie verwendet werden.
Antwort innerhalb von 30 Tagen, kostenlos bei erster Anfrage pro Jahr.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Unrichtige Daten werden umgehend korrigiert, unvollständige Daten vervollständigt.
Umsetzung binnen 72 Stunden nach Bestätigung der Unrichtigkeit.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Ihre Daten werden gelöscht, wenn der Verarbeitungszweck entfällt oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Ausnahme: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder berechtigte Interessen.
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Verarbeitung einschränken lassen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
Daten werden markiert und nur noch mit Ihrer Einwilligung verarbeitet.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie jederzeit widersprechen, sofern keine zwingenden Gründe dagegen sprechen.
Insbesondere bei Direktmarketing und Profiling jederzeit möglich.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten oder direkt an einen anderen Anbieter übertragen lassen.
Verfügbare Formate: JSON, CSV, PDF für verschiedene Datentypen.
So machen Sie Ihre Rechte geltend:
E-Mail: [email protected]
Telefon: +41 44 220 1534
Post: Swiss Video Legal Consultations AG, z.Hd. Datenschutzbeauftragter, Vulkanstrasse 106, 8048 Zürich
Bearbeitungszeit: Innerhalb von 30 Tagen
Nachweis: Kopie Ausweis oder ähnlicher Identitätsnachweis
Kosten: Grundsätzlich kostenlos (Ausnahme: offensichtlich unbegründete oder exzessive Anfragen)
8. Datensicherheit
Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen:
Technische Sicherheit
- • End-to-End-Verschlüsselung (AES-256)
- • TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
- • Regelmäßige Penetration Tests
- • Multi-Faktor-Authentifizierung
- • Automatische Sicherheitsupdates
- • Intrusion Detection Systems
Organisatorische Maßnahmen
- • Datenschutzschulungen für alle Mitarbeiter
- • Strikte Zugriffskontrolle (Need-to-know)
- • Vertraulichkeitsvereinbarungen
- • Regelmäßige Datenschutz-Audits
- • Incident Response Pläne
- • Clean Desk Policy
Infrastruktur
- • Swiss-hosted Server (Tier 3+ Rechenzentren)
- • 24/7 physische Sicherheit
- • Redundante Backup-Systeme
- • Disaster Recovery Szenarien
- • Umweltüberwachung (Temperatur, Feuchtigkeit)
- • Unterbrechungsfreie Stromversorgung
Compliance & Zertifizierungen
- • ISO 27001:2013 Zertifizierung
- • DSGVO-Compliance Audits
- • SOC 2 Type II Berichte
- • Schweizer Datenschutzgesetz (DSG)
- • Anwaltsgeheimnis-konforme Speicherung
- • Regelmäßige Compliance-Reviews
Incident Management
Im unwahrscheinlichen Fall einer Datenschutzverletzung werden Sie und die zuständigen Aufsichtsbehörden binnen 72 Stunden informiert. Unser Incident Response Team steht 24/7 bereit und folgt etablierten Notfallplänen.
9. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren:
Schweiz - Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Website: www.edoeb.admin.ch
E-Mail: [email protected]
Telefon: +41 58 462 43 95
Adresse: Feldeggweg 1, 3003 Bern
EU/EWR - Zuständige Datenschutzbehörde
Je nach Ihrem Wohnsitz ist eine andere EU-Datenschutzbehörde zuständig.
Übersicht: ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/
Deutschland (BFDI): www.bfdi.bund.de
Österreich (DSB): www.dsb.gv.at
Hinweis: Wir empfehlen, sich zunächst direkt an uns zu wenden, bevor Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. In den meisten Fällen können wir Ihre Anliegen schnell und unkompliziert lösen.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich angepasst werden, um rechtliche Änderungen, neue Services oder verbesserte Datenschutzpraktiken zu berücksichtigen.
Informationen über Änderungen:
Wesentliche Änderungen
- • E-Mail-Benachrichtigung an alle Nutzer
- • Prominenter Hinweis auf der Website
- • 30 Tage Vorlaufzeit vor Inkrafttreten
- • Möglichkeit zum Widerspruch
Kleinere Anpassungen
- • Aktualisierung des "Letzte Änderung" Datums
- • Hinweis in unserem Newsletter
- • Information auf unserer Website
- • Sofortiges Inkrafttreten
Wir empfehlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über Änderungen informiert zu bleiben.
11. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten:
Dr. Aisha Sommer - Datenschutzbeauftragte
Direktkontakt
Postanschrift
Swiss Video Legal Consultations AG
z.Hd. Datenschutzbeauftragte
Dr. Aisha Sommer
Vulkanstrasse 106
8048 Zürich, Schweiz
Antwortzeiten: E-Mail binnen 48 Stunden (Werktage), komplexe Anfragen binnen 30 Tagen. Bei dringenden Datenschutzanliegen nutzen Sie bitte den telefonischen Direktkontakt.